payrolling

payrolling: 10 praktische tips & nuttige informatie

Wat is payrolling

Het payrollbureau is een betrekkelijk nieuw fenomeen in Nederland. Het is een soort uitzendbureau dat de loonadministratie voor freelancers en werkgevers verzorgt. De activiteiten richten zich daarbij uitsluitend op de loonverwerking. De letterlijke vertaling van het woord payroll is ook feitelijk loonadministratie.

Een uitzendbureau zorgt naast de loonadministratie ook voor de werving en selectie van werknemers. Als het personeel ziek wordt, regelt het uitzendbureau vervanging. Een payrollbureau kun je meer zien als een juridische werkgever op afstand die de salarisadministratie en werkgeversrisico’s van de werkgever overneemt. De werkgever voorziet zelf in de werving en selectie, bepaalt zelf het aantal uren waarvoor de werknemer wordt ingehuurd en onderhoudt de contacten met de werknemer. Er zijn ook uitzendbureaus die als payrollbureau diensten aanbieden. Kleinere uitzendbureaus maken gebruik van payrolling door geplaatste werknemers bij een payrollbureau onder te brengen. Ze noemen dit back office service.

In Nederland zijn de payrollbureaus in opmars. Er zijn op dit moment ongeveer 60.000 medewerkers op payrollbasis actief. Er wordt vooral in de horecasector veel gebruik gemaakt van payrolling. Payroll is een jonge markt. De wetgeving heeft met betrekking tot payrolling nog niet alle regels bepaald en vastgesteld. Lees meer hierover in tip 7.

Payroll en de werkgever

Wanneer je als bedrijf je werknemers onderbrengt bij een payroll organisatie, betekent het dat je het werkgeverschap uit handen geeft. Het personeel dat je werkzaamheden voor jouw bedrijf laat uitvoeren, is in feite in dienst van het betreffende payrollbureau. Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor werknemers op payrollbasis.

Je loopt ten eerste weinig risico als werkgever. Het payrollbureau neemt alle administratieve handelingen over. Zij verstrekken informatie aan de werknemer en dragen zorg voor de uitgifte van loonstroken en een jaaropgave. Ziek- en betermeldingen lopen eveneens via het payrollbureau. Zij regelt de ziekmeldingen met het UWV. Voor de werkgever draagt zij zorg voor de afdracht van belasting en sociale premies. Het bruto loon wordt aan de werknemer netto uitbetaald.

Payrolling kan een bedrijf veel werk en tijd besparen. Die tijd kun je als bedrijf in het bijzonder gebruiken als je bijvoorbeeld denkt aan een reorganisatie. Een werknemer via de payroll valt overigens niet onder de cao van het bedrijf waar hij werkt, maar onder de cao voor Werknemers Payroll Ondernemingen of de cao voor de uitzendbranche.

Payroll en de freelancer

Payrolling kan voor een (beginnend) freelancer of ZZP-er erg aantrekkelijk zijn. Zeker wanneer je nog niet voldoet aan de 1225 uren eis van de Belastingdienst, en je daarom (nog) niet in aanmerking komt voor aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en investeringsaftrek. Je blijft in principe eigen baas. Je hoeft alleen geen administratie te voeren.

De Belastingdienst ziet de payroller niet als zelfstandig ondernemer maar als werknemer. In de praktijk zoek je echter wel je eigen klanten (lees: opdrachtgevers) en bepaal je zelf de tarieven. Het payrollbureau mengt zich niet in de bedrijfsfilosofie of de hoogte van het tarief. De payrollonderneming zorgt voor een correcte afdracht van belasting en sociale premies. Zij betaalt periodiek het salaris aan de hand van het tarief uit. De uitbetaling kan naar keuze per week, per vier weken of per maand worden gedaan. Aan de hand van de ingeleverde declaraties zal er worden uitbetaald volgens een van tevoren gemaakte afspraak. Of de opdrachtgever betaalt of niet, de freelancer ontvangt gegarandeerd zijn netto loon. Dat scheelt voor de freelancer het risico van wanbetaling. Je krijgt over de betalingen, net als iedere werknemer, salarisstroken uitgereikt. Eén keer per jaar wordt een jaaropgaaf verstrekt.

Je kunt als freelancer ieder moment stoppen met de diensten van de payrollonderneming. Er zit geen opzegtermijn aan vast. Als de opdrachtgever geen werk meer voor je heeft, beëindigt het dienstverband via de payroll automatisch.

Voordelen voor werkgever

Een werkgever kan veel profijt hebben van de diensten van een payrollorganisatie. Het bedrijf hoeft geen kostbare tijd te besteden aan de salarisadministratie. De afdracht van belasting en sociale premies wordt van het begin tot het einde geregeld. Het bedrijf kiest echter wel zelf het personeel uit. Ook de werving voor personeel gaat van het bedrijf uit. Het bedrijf kan zelf bepalen of iemand een geschikte kandidaat is. Het personeel dat je in dienst neemt via de payrollorganisatie levert echter geen risico’s in de vorm van ziekte of arbeidsongeschiktheid voor je op. Freelancers die op payrollbasis werken, hoeven geen VAR verklaring aan te vragen bij de Belastingdienst.

Het personeel dat via payroll werkt, valt niet onder de cao van het bedrijf, maar onder een eigen cao voor Werknemers Payroll Ondernemingen of de cao voor werknemers in de uitzendbranche.  Dit levert een voordeel voor je bedrijf op, want verplichte afdrachten aan collectieve pensioenvoorzieningen gaan ook via de payroll.

Voor- en nadelen

Voor de freelancer kan het aantrekkelijk zijn de salarisadministratie door een payrollbureau te laten verrichten. Dat geldt zeker voor een beginnend freelancer. Deze kan dankzij de tussenkomst van een payroll bedrijf zodoende optimaal van de vrijheid genieten van het zelfstandig ondernemerschap. Je hoeft geen administratie bij te houden waardoor je meer tijd over hebt voor het ontplooien van je activiteiten.

Je bent via payroll automatisch verzekerd voor de Ziekte-, Arbeidsongeschiktheids- en de Werkloosheidswet. Je hoeft je niet druk te maken of de klant wel betaalt. Het payrollbedrijf staat immers garant voor doorbetaling van het loon. Zo heb je ook een gegarandeerd regelmatig inkomen (als je voldoende werk binnenhaalt en uitvoert uiteraard). Een ander voordeel is dat je geen inschrijving hoeft te doen bij de Kamer van Koophandel en de VAR-verklaring is ook niet meer nodig.

Je hebt als je kiest voor de dienstverlening van een payrollorganisatie geen eigen onderneming, want je bent formeel in dienst van het payrollbedrijf. Dat betekent dat je door de Belastingdienst als werknemer wordt gezien en niet als zelfstandige ondernemer. Je voldoet daarmee niet aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan bepaalde aftrekposten, waaronder de zelfstandigenaftrek en de investeringsaftrek. Voor het uitbesteden van je salarisadministratie moet je een vergoeding betalen. Bij de meeste payroll organisaties is dat 5% van het tarief dat je aan je opdrachtgevers berekent.

Werkwijze payroll

De werkwijze voor het inhuren van zelfstandigen en werkgevers verloopt bij de meeste payroll organisaties op dezelfde manier. Hier en daar kunnen wat handelingen afwijken.

Werkwijze

Je kunt bij de meeste payrollbureaus de werknemer of opdrachtgever online aanmelden. Binnen een dag wordt door het payrollbureau contact opgenomen met de werknemer/freelancer en werkgever/opdrachtgever. Van de werknemer en de freelancer zijn een aantal gegevens nodig. Er wordt gevraagd om een volledig ingevuld inschrijfformulier, een kopie van de identiteitskaart en bankpas. Het payrollbedrijf werkt met declaraties, de zogenaamde urenbriefjes. Aan de hand van de declaraties vindt de verwerking plaats. De werknemer/freelancer krijgt een loonstrook en een netto uitbetaling van het salaris. De werkgever/opdrachtgever ontvangt een factuur aan de hand van de ingeleverde declaratie(s). Omdat er reserveringen worden opgebouwd, zullen deze aan het einde van het dienstverband worden uitbetaald.

Kosten

Voor bedrijven (werkgevers) worden door het payrollbureau kosten in rekening gebracht voor hun dienstverlening. Bij de meeste payrollorganisaties betreft het een percentage van maximaal 5 procent over de totale loonsom, exclusief BTW. Freelancers kunnen rekening houden met een tarief van maximaal 5 procent over het factuurbedrag.

Werknemers

Werknemers krijgen van het payrollbureau periodiek het netto salaris uitbetaald. Dat kan per week zijn, per vier weken of per maand. Dit is van tevoren met de werkgever en werknemer afgesproken. Het payroll bedrijf verstrekt loonstroken en de jaaropgave. Werknemers kunnen met vragen over de cao, het contract en salariszaken bij het payrollbureau terecht. De payroll onderneming geeft ziek- en betermeldingen door aan het UWV. Het payrollbedrijf bemoeit zich echter niet met de inhoudelijke werkzaamheden.

Betrouwbaar bureau

In Nederland is de markt voor het payrollen vrij nieuw. De wetgeving voorziet (nog) niet in strikte regels. Dit betekent dat er ook payrollondernemingen bestaan, die minder betrouwbaar en solide zijn. Volgens de Wet Ketenaansprakelijkheid blijft de werkgever zelf verantwoordelijk als het payrollbureau geen belastingen en sociale verzekeringspremies afdraagt. Als werkgever kun je dus, ondanks de bemiddeling van een payrollbureau, met flinke naheffingen en boetes geconfronteerd worden. En dan hebben we het nog niet eens over de reputatieschade die je onderneming daarbij kan oplopen.

Het is belangrijk zaken te doen met payrollondernemingen waarvan je zeker weet dat ze deugdelijk en veilig zijn. Voor payrollbureaus geldt een keurmerk, namelijk NEN 4400-1. De payrollbureaus die gecertificeerd zijn, worden herhaaldelijk gecontroleerd op premie- en belastingafdrachten. Een erkend payrollbureau is aangesloten bij de Nederlandse Bond van Bemiddeling- en Uitzendondernemingen (NBBU), de branchevereniging voor uitzendondernemingen (ABU) of de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO). Lees meer over de VPO in tip 8.

Payroll vereniging

De Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) is een vereniging voor payroll ondernemingen die getoetst zijn aan bepaalde eisen en voorwaarden. Zo moeten de deelnemende payrollbureaus NEN 4400-1 gecertificeerd zijn. Payrollbureaus die zijn aangesloten bij de VPO hanteren een eigen cao. Deze cao is aangepast aan het arbeidsvoorwaardenpakket van opdrachtgevers. Zo schrijft de VPO-cao voor dat de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden gelijk moeten zijn aan die van de opdrachtgever. Payroll ondernemingen die niet bij de VPO zijn aangesloten dienen een cao voor de uitzendbranche te hanteren. Lees meer over de cao VPO in tip 9.

De VPO ziet zich als belangenbehartiger van payroll ondernemingen. De VPO stelt zich daarbij tot doel om te dienen als kwaliteitskeurmerk voor payroll ondernemingen, waardoor opdrachtgevers (ook wel inleners genoemd) zeker weten dat ze een veilig en betrouwbaar bureau inschakelen. Opdrachtgevers lopen hiermee geen risico’s. Daarnaast wil de VPO een actieve bijdrage leveren aan de professionalisering van de payroll-branche. Om dit doel te bewerkstelligen worden alle aangesloten payrollbureaus regelmatig gecontroleerd. Er wordt bij de controle onderzocht of zij de cao op juiste wijze toepassen. De administratieve processen worden op kwaliteit gecontroleerd. Uiteraard wordt onderzocht of de afdracht van belastingen en premies tijdig en nauwkeurig wordt verzorgd. Ten slotte wordt de bedrijfsvoering aan een strenge controle onderworpen.

Cao voor payrollers

De Vereniging Payroll Ondernemingen heeft in september 2006 een cao in het leven geroepen: de cao voor Werknemers van Payroll Ondernemingen. De cao is aangepast, zodat deze beter past in het specifieke karakter van de payroll-branche. De cao sluit aan bij de belangen van zowel de opdrachtgever als de werknemer. De cao voor Werknemers van Payroll Ondernemingen is afgesloten met FNV Bondgenoten, CNV Dienstenbond en De Unie. De cao wordt daarmee door de VPO gezien als een erkenning voor de payroll-branche.

De cao schrijft voor dat de werknemer dezelfde primaire en secundaire voorwaarden krijgt als bij de werkgever. Voor studenten en scholieren gelden specifieke afspraken. Er zijn regels voor het ontslag in opgenomen. In januari 2008 is de cao voor Werknemers opgevolgd door de VPO-cao 2008-2009. Deze regeling loopt tot en met 30 juni 2009. In deze cao is de pensioenregeling opgenomen. De inhoud van de cao voor Werknemers Payroll Ondernemingen is onder andere op te vragen via de website van de VPO.

Vergelijk payrollbureaus

Voordat je payroll organisaties met elkaar gaat vergelijken, is het verstandig eerst te controleren of zij het keurmerk NEN 4400-1 hebben. Dan kun je er vanuit gaan dat je te maken hebt met een betrouwbaar en solide bureau. Kijk meteen of het bureau is aangesloten bij de bij de Nederlandse Bond van Bemiddeling- en Uitzendondernemingen (NBBU), de branchevereniging voor uitzendondernemingen ABU of de Vereniging Payroll Ondernemingen VPO.

Nu kun je de verschillende payrollbedrijven met elkaar vergelijken. Kijk naar het aanbod dat de verschillende payrollbureaus doen. Zaken die belangrijk kunnen zijn in je keuze, zijn bijvoorbeeld de risico’s voor ziekte en ontslag. Voor wie zijn deze risico’s? Zit je als opdrachtgever aan een bepaalde termijn vast voor de dienstverlening? Is het bureau makkelijk bereikbaar en geeft het adequate informatie? De meeste payrollbedrijven bieden diensten aan met een tarief dat is samengesteld als volgt: brutoloon x factor + toeslag. Sommigen bieden hun dienstverlening aan voor een klein bedrag. Het betreft dan vaak alleen de toeslag. De uiteindelijke hoogte van de factuur wordt daarbij niet vermeld. Laat het volledig tarief daarom door het payrollbedrijf precies voorrekenen.

Wanneer je zaken wilt doen met een payrollbureau kun je vragen om referenties. Check deze ook!

Tips & Reacties

Deel je eigen tip over payrolling

En maak kans op een cadeaubon ter waarde van € 25!